Zapier Anleitung

Zapier ist eine Plattform, die verschiedene Dienste und Apps verbindet. Eine Automatisierung in Zapier heißt „Zap“. Ein Zap besteht typischerweise aus einem Auslöser (Trigger) und einer oder mehreren Aktionen (Actions).

Beispiel: Wenn ein Kontakt über ein Formular eingeht (Trigger), wird automatisch ein Eintrag in Google Sheets erstellt (Action).

• Formulare automatisch in Tabellen übertragen
• E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Anfragen auslösen
• Aufgaben in Projekt-Tools anlegen (z. B. Trello/Asana)
• Leads aus Kontaktformularen weiterverarbeiten
• wiederkehrende Workflows im Alltag und Beruf automatisieren

• Trigger: Das Ereignis, das etwas startet (z. B. „neue E-Mail erhalten“)
• Action: Das, was danach passiert (z. B. „Eintrag in Tabelle erstellen“)
• Optional: Filter/Conditions (z. B. „nur wenn Betreff X enthält“)

Nach der Anmeldung kannst du direkt einen neuen Zap erstellen. Zapier führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Wichtig ist, dass du die Apps, die du verbinden möchtest, vorher bereits nutzt und die Zugangsdaten/Accounts zur Hand hast.

• Zapier öffnen und „Create Zap“ auswählen
• Trigger-App auswählen und Trigger-Ereignis festlegen
• Action-App auswählen und Aktion konfigurieren
• Test durchführen und Zap aktivieren

Ein klassischer Workflow: Neue Kontaktanfragen sollen automatisch in einer Tabelle gespeichert werden. So behältst du den Überblick und kannst Anfragen schnell weiterbearbeiten.

• Trigger: Neues Formular/Neuer Kontakt (Form-Tool oder E-Mail)
• Action: Neue Zeile in Google Sheets anlegen
• Optional: Benachrichtigung per E-Mail oder Slack senden

• starte klein: erst Trigger + 1 Action
• nutze klare Benennungen für Zaps
• teste jeden Schritt vor dem Aktivieren
• baue Filter ein, um unnötige Aktionen zu vermeiden
• prüfe regelmäßig, ob Automationen noch passen

Zapier ist sehr flexibel, aber nicht jeder Ablauf lässt sich ohne Anpassungen umsetzen. Außerdem können bei vielen Zaps oder häufigen Ausführungen Limits (z. B. Tasks) eine Rolle spielen.

Achte darauf, sensible Daten nur dann zu übertragen, wenn du die Datenschutzanforderungen erfüllst.

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